Stellen Sie sich folgende Szene vor: Freitag, 16:37 Uhr. Der Bauleiter schreibt „Wir bleiben eine Woche länger“. Zwei Monteure reisen am Montag zusätzlich an. Gleichzeitig meldet sich jemand krank, ein anderer will wegen Fahrtzeit in eine andere Unterkunft wechseln. Und irgendwo in einer Tabelle steht noch ein Zimmer, das „eigentlich frei“ sein müsste – bis das Hotel anruft: „Das Zimmer ist seit gestern wieder verkauft, wir hatten keine Verlängerung.“

Das ist kein Organisationsversagen. Das ist ein Systemproblem. Unterkunftsplanung für Projekte wird oft so gemacht, wie man es „schon immer“ gemacht hat: Excel, WhatsApp, ein Ordner mit Buchungsbestätigungen und ein guter Kopf, der alles zusammenhält. Das funktioniert erstaunlich lange – bis ein Projekt zwei Anreise-Wellen, mehrere Unterkünfte und wechselnde Laufzeiten bekommt. Dann kippt es: Belegung wird unzuverlässig, Zimmeransprüche werden übersehen, Laufzeiten laufen aus und niemand merkt es rechtzeitig.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Unterkunftsplanung im Projekt so aufbauen, dass Belegung, Zimmer und Laufzeiten sauber zusammenlaufen – ohne dass die Planung jedes Mal bei Änderungen auseinanderfällt. Und ja: Das lässt sich mit Disziplin und einer guten Struktur lösen. Nur eben nicht mehr mit „noch einer Excel-Spalte“.

Warum Unterkunftsplanung in Projekten so schnell chaotisch wird

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Buchen, sondern beim Betrieb:

• Belegung ist nicht gleich Kapazität. Ein Doppelzimmer hat zwei Betten – aber nicht jeder Mitarbeiter darf oder will das. Ein Einzelzimmeranspruch blockt Betten, die auf dem Papier noch „frei“ aussehen.

• Laufzeiten ändern sich ständig. Verlängerungen, frühere Abreisen, Schichtwechsel, Nachträge beim Kunden: Laufzeiten sind keine fixen Daten, sondern bewegliche Ziele.

• Personal kommt in Wellen. Projektstart, Peak-Phase, Abbau: Wer nur „aktuelle Belegung“ betrachtet, merkt Engpässe oft erst, wenn die Anreise schon geplant ist.

• Informationen sind verteilt. Ein Teil steht im Kalender, ein Teil im Chat, ein Teil in PDFs und der Rest im Kopf. Wenn sich etwas ändert, findet die Änderung nicht überall statt.

• Die Fahrtzeit-Diskussion kommt garantiert. „Näher dran“ ist nicht Luftlinie, sondern Fahrzeit. Sobald das nicht sauber definiert ist, wird jede Zuteilung zur Debatte.

Das sind klassische Symptome, die Sie wahrscheinlich kennen. Entscheidend ist: Sie brauchen eine Unterkunftsplanung, die wie ein kleines Planungssystem funktioniert – mit klaren Datenobjekten, Regeln und einer verlässlichen Übersicht.

Die 6 Bausteine einer belastbaren Unterkunftsplanung

1. Das Projekt als Dreh- und Angelpunkt

Klingt banal, ist aber der häufigste Fehler: Unterkünfte werden „frei schwebend“ gebucht und erst später einem Projekt zugeordnet. In der Praxis brauchen Sie das Projekt als zentrale Klammer:

• Projektlaufzeit und typische Phasen (Start, Peak, Abbau)

• Ansprechpartner (Planung, Bauleitung, Dispo)

• Standort / Einsatzort als Bezugspunkt für Fahrtzeit

• Regeln: maximale Fahrzeit, Zimmerstandard, Budgetrahmen

Wenn diese Basis steht, wird jede Unterkunft und jedes Zimmer nicht mehr „ein Hotel“, sondern eine Ressource innerhalb eines Projekts. Das ist der erste Schritt zum Überblick.

2. Unterkünfte und Zimmer sauber modellieren

Viele Teams planen nur auf Unterkunftsebene („Hotel Müller hat 12 Betten“). Das reicht nicht. Sie brauchen die Zimmer als eigenständige Einheit – mit:

• Zimmerkategorie (Einzel, Doppel, Mehrbett)

• Anzahl Schlafplätze

• Buchungszeitraum (Start/Ende)

• Besonderheiten (Parkplatz, Küche, Waschmöglichkeit, Spätanreise)

• Ansprechpartner und Kontaktdaten der Unterkunft

Warum? Weil die Belegung im Alltag nicht „Betten“ belegt, sondern Zimmerzuweisungen erzeugt. Und weil Laufzeiten häufig zimmerweise variieren (ein Teil reist früher ab, ein Teil bleibt länger).

3. Mitarbeiteransprüche als Regel, nicht als Kommentar

Der Klassiker: In einer Notiz steht „X braucht Einzelzimmer“. Wenn dann umgeplant wird, ist genau diese Notiz plötzlich unsichtbar.

In einer stabilen Planung sind Ansprüche ein fester Parameter, zum Beispiel:

• Einzelzimmeranspruch

• Zweibett okay

• Mehrbett möglich

• besondere Anforderungen (Schichtdienst, Ruhebedarf, Nähe zum Parkplatz, Allergien)

Damit wird aus „Kapazität“ eine berechnete Größe: Ein Doppelzimmer ist nur dann „2 Plätze“, wenn dort auch zwei Mitarbeiter untergebracht werden dürfen. Diese Logik verhindert, dass Sie im Peak plötzlich Zimmer „überbuchen“, obwohl die Betten rechnerisch vorhanden wären.

4. Laufzeiten aktiv managen statt nur notieren

Laufzeiten sind Ihr Frühwarnsystem – oder Ihre größte Überraschung. Gute Unterkunftsplanung arbeitet daher mit drei Sichtweisen:

• aktueller Stand: Wer schläft heute wo?

• vorausschauend: Welche Zimmer laufen in den nächsten 7/14/30 Tagen aus?

• Änderungshistorie: Was wurde wann verlängert oder gekürzt – und von wem?

Gerade die zweite Sichtweise entscheidet darüber, ob Sie rechtzeitig reagieren oder in der typischen „Montag-morgens-ist-alles-voll“-Falle landen. Und die Historie ist nicht Bürokratie, sondern Schutz: Wenn später diskutiert wird, warum etwas teuer wurde oder warum jemand umziehen musste, können Sie Entscheidungen nachvollziehbar erklären.

5. Kapazitätsplanung: Personalstärke in die Zukunft zeichnen

Wer Unterkunftsplanung nur „von heute“ denkt, plant immer zu spät. Der Hebel ist eine einfache, aber konsequente Kapazitätsplanung:

• Wie viele Mitarbeiter sind in Woche 1, 2, 3 … geplant?

• Gibt es Anreise-Wellen?

• Gibt es Abreise-Blöcke (z. B. nach Bauabschnitt)?

• Welche Unterkünfte sind in diesen Zeitfenstern verfügbar?

Das muss nicht kompliziert sein. Eine Kurve, die die erwartete Personalstärke abbildet, reicht oft aus – solange sie konsequent mit den gebuchten Kapazitäten abgeglichen wird. So sehen Sie Engpässe, bevor sie auf dem Parkplatz vor dem Hotel stehen.

6. Kommunikation und Verantwortlichkeiten klar ziehen

Unterkunftsplanung scheitert selten an fehlenden Zimmern, sondern an fehlender Abstimmung. Legen Sie deshalb fest:

• Wer darf buchen, wer darf verlängern, wer darf umbuchen?

• Wo ist die „eine“ verlässliche Quelle für Belegung und Laufzeiten?

• Wie werden Änderungen an Mitarbeiter kommuniziert?

• Welche Informationen müssen zwingend dokumentiert werden?

Wenn diese Governance fehlt, entsteht Schatten-IT: zusätzliche Tabellen, private Chatverläufe, ein „neues System neben dem System“. Und dann haben Sie wieder das ursprüngliche Problem – nur mit mehr Aufwand.

Praxisbeispiel aus dem Alltag: Wenn ein Projekt in Wellen fährt

Nehmen wir ein realistisches Setup:

Ein Montageprojekt läuft 10 Wochen. In Woche 1 starten 18 Mitarbeiter, ab Woche 3 steigt die Personalstärke auf 32, ab Woche 8 sinkt sie wieder. Gebucht sind:

• Unterkunft A: 8 Einzelzimmer, Laufzeit Woche 1–6

• Unterkunft B: 6 Doppelzimmer, Laufzeit Woche 1–10

• Unterkunft C (Option): 10 Betten, könnte ab Woche 3 verfügbar sein

Wenn Sie nur „aktuelle Belegung“ betrachten, wirkt alles entspannt. Die Wahrheit liegt in Woche 3: Die Kapazität reicht zwar rechnerisch, aber es gibt 14 Mitarbeiter mit Einzelzimmeranspruch. Plötzlich sind die Doppelzimmer nicht mehr die Lösung, sondern eine Reserve für die Mitarbeiter, die Zweibett akzeptieren.

Mit einer sauberen Planung sehen Sie das in dem Moment, in dem die Kapazitätskurve hochgeht. Sie buchen Unterkunft C rechtzeitig oder verlängern Unterkunft A – und sparen sich die Panikbuchung zu Mondpreisen.

Wenn Sie heute noch mit Excel arbeiten: So bekommen Sie Struktur ohne Komplettumbau

Excel ist nicht „falsch“. Es ist ein Werkzeug, das in einer früheren Phase oft hervorragend funktioniert. Der Bruch entsteht erst, wenn Datenmodell und Realität auseinanderlaufen.

Wenn Sie bei Excel bleiben (oder den Übergang vorbereiten), dann machen Sie diese drei Dinge konsequent:

Erstens: Trennen Sie „Unterkunft“ und „Zimmer“ als eigene Tabellen. Eine Zeile = ein Zimmer = ein Zeitraum. Keine Sammelzeilen wie „Hotel Müller 12 Betten“.

Zweitens: Definieren Sie Ansprüche als feste Felder pro Mitarbeiter. Nicht als Kommentarspalte. Wenn möglich, arbeiten Sie mit Datenvalidierung, damit nicht jeder „Einzel“, „EZ“, „1er“ anders schreibt.

Drittens: Bauen Sie eine Laufzeiten-Ansicht. Eine simple Auswertung „Endet in den nächsten 14 Tagen“ nimmt Druck aus dem Tagesgeschäft.

Damit sind Sie noch nicht „perfekt“. Aber Sie verschieben das Risiko deutlich nach hinten.

Wie accomodesk die Unterkunftsplanung im Projektalltag unterstützt

Genau an dieser Stelle setzt accomodesk an: Nicht als Buchungsportal, sondern als Planungs- und Verwaltungssystem für Unternehmen, die Mitarbeiter projektbezogen unterbringen müssen.

• In der Unterkunftsplanung legen Sie pro Projekt Unterkünfte und darunter gebuchte Zimmer an – inklusive Schlafplätzen und Laufzeiten. Das System zeigt Ihnen transparent, wer wo schläft und wann etwas ausläuft.

• Die Mitarbeiterverwaltung hält Zimmeransprüche (Einzel-, Zwei- oder Mehrbett) als feste Information vor. Damit wird Kapazität nicht geschätzt, sondern sauber abgeleitet.

• Mit der Kapazitätsplanung zeichnen Sie die erwartete Personalstärke als Kurve. accomodesk gleicht diese Planung mit den gebuchten Kapazitäten ab und weist auf Engpässe hin, bevor sie im Betrieb eskalieren.

• Die Kartenansicht ordnet Unterkünfte sinnvoll ein. Statt eines simplen Umkreises arbeiten Sie mit Fahrzeit-Logik über Isochronen/Isodistanzen – damit „nah dran“ auch wirklich nah dran ist.

• Im Unterkunftsarchiv finden Sie vergangene Buchungen wieder. Wenn das nächste Projekt in derselben Region startet, beginnt die Planung nicht bei null.

Das Ergebnis ist kein „schöneres Excel“, sondern eine belastbare Übersicht, die Änderungen aushält: neue Anreise, Verlängerung, Zimmerwechsel, zusätzliche Teams. Planung bleibt steuerbar, statt reaktiv zu werden.

Typische Stolpersteine

Eine ehrliche Warnung: Selbst das beste Tool rettet keine Planung, wenn die Grundlagen fehlen. Die folgenden Punkte entscheiden in der Praxis über Erfolg oder Frust:

• Unklare Regeln: Wenn niemand weiß, ob Einzelzimmer Pflicht oder „nice to have“ ist, wird jede Zuteilung zur Diskussion.

• Änderungen ohne Verantwortlichen: Wenn drei Personen „mal eben“ umbuchen, ist Chaos vorprogrammiert.

• Keine Vorschau: Wer Laufzeiten nicht aktiv überwacht, wird früher oder später Zimmer verlieren – und dann teuer nachbuchen.

• Zu viel Freitext: Freitext ist bequem, aber schlecht auswertbar. Wo möglich: strukturierte Felder.

Wenn Sie diese vier Stolpersteine eliminieren, ist der größte Teil der Arbeit bereits erledigt.

Ein kurzer Selbsttest: Ist Ihre Unterkunftsplanung schon „systemfähig“?

Beantworten Sie diese Fragen ohne nachzuschauen:

Können Sie in 30 Sekunden sagen …

1. wie viele Zimmer in den nächsten 14 Tagen auslaufen?

2. welche Projekte in den nächsten 4 Wochen einen Kapazitätssprung haben?

3. welche Mitarbeiter Einzelzimmer benötigen und wie viele Zimmer dafür wirklich verfügbar sind?

4. welche Unterkunft Sie beim nächsten Projekt in derselben Region wieder nutzen können?

Wenn Sie bei mindestens zwei Punkten überlegen müssen, ist das nicht schlimm – aber es ist ein klares Signal: Ihre Unterkunftsplanung hängt noch zu sehr an einzelnen Personen und zu wenig an einem belastbaren System.

Nächster Schritt

Wenn Sie möchten, gehen Sie das Thema in zwei Etappen an:

1. Bringen Sie Ihre Datenstruktur in Ordnung (Projekt → Unterkunft → Zimmer → Mitarbeiteranspruch → Laufzeit).

2. Etablieren Sie eine vorausschauende Kapazitätsplanung, damit Engpässe sichtbar werden, bevor sie teuer werden.

Wenn Sie dafür einen pragmatischen Einstieg suchen: Schauen Sie sich accomodesk in einer kurzen Demo an und prüfen Sie anhand eines echten Projekts, ob die Planung bei Ihnen dadurch ruhiger und weniger fehleranfällig wird. Der beste Beweis ist nicht ein Versprechen – sondern eine Woche Projektbetrieb ohne nächtliche Umbuchungsrunden.