Es gibt zwei Arten von Unterkunftskosten.

Die erste sieht man sofort: der Preis pro Nacht.

Die zweite sieht man erst am Monatsende: unnötige Nächte, falsch genutzte Kapazität, Verlängerungen ohne Planung, leer laufende Zimmer, Zusatzkosten – und die stille Zeit, die in Diskussionen und Improvisation verschwindet.

Wenn Sie Mitarbeiter für Projekte auswärts unterbringen, ist „Kosten pro Person und Nacht“ eine der wenigen Kennzahlen, die wirklich hilfreich sein können. Nicht als Excel-Spielerei, sondern als Steuerungsgröße.

In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie diese Kennzahl sauber aufsetzen – und wie Sie die typischen Kostentreiber in den Griff bekommen, ohne dass es im Alltag noch mehr Aufwand wird.

Warum „Kosten pro Person und Nacht“ so viel aussagt

Viele Unternehmen betrachten Unterkunftskosten pro Buchung oder pro Unterkunft. Das ist verständlich, aber im Projektalltag oft irreführend.

Der Preis pro Nacht einer Unterkunft kann gut wirken – und trotzdem teuer werden, wenn Sie die Kapazität nicht sinnvoll nutzen oder Laufzeiten aus dem Ruder laufen.

Die Kennzahl „Kosten pro Person und Nacht“ bringt die Realität besser auf den Punkt, weil sie drei Dinge zusammenzieht:

• Was kostet die Unterkunft wirklich?

• Wie viele Personen profitieren tatsächlich davon?

• Über welchen Zeitraum läuft das Ganze?

Wenn Sie diese Kennzahl konstant im Blick haben, merken Sie früh, ob Sie sauber steuern – oder ob Ihr Budget langsam „durchrutscht“.

Schritt 1: Definieren Sie, was in die Kosten wirklich hinein gehört

Der häufigste Fehler bei Kostenbetrachtungen: Man nimmt den Übernachtungspreis und nennt es „Gesamtkosten“.

In der Praxis sind die relevanten Kostenblöcke meist:

• Übernachtungspreis (pro Zimmer oder pro Person)

• Frühstück/Verpflegungspauschalen (wenn enthalten oder verpflichtend)

• Parkkosten (vor allem bei Transportern)

• Reinigungs- und Servicegebühren

• Storno-, Umbuchungs- oder No-Show-Kosten

• zusätzliche Nächte durch Verlängerungen oder Planungsfehler

Sie müssen nicht jeden Cent perfekt erfassen – aber Sie sollten die Blöcke kennen, die regelmäßig wiederkommen.

Ein guter Standard ist: Sie rechnen mit einem „Basispreis“ pro Nacht und halten Zusatzkosten separat fest. Das macht die Auswertung später viel sauberer.

Schritt 2: Nutzen Sie eine einfache, robuste Formel

Für die Praxis reicht meist eine klare Logik:

Kosten pro Person und Nacht = (Gesamtkosten in Zeitraum) / (Summe der belegten Personennächte)

„Personennächte“ bedeutet: Eine Person, eine Nacht.

Wenn zwei Personen zwei Nächte bleiben, sind das vier Personennächte.

Warum das so wichtig ist: Es verhindert, dass Sie sich durch Zimmerpreise täuschen lassen. Ein günstiges Mehrbettzimmer ist nur dann „günstig“, wenn es auch so belegt wird, wie Sie es geplant haben.

Schritt 3: Der unsichtbare Gegner ist Leerstand

Leerstand wirkt harmlos, weil „die Unterkunft ja sowieso da ist“.

Tatsächlich ist Leerstand in Projekten einer der häufigsten Budgetkiller – besonders dann, wenn Buchungen länger laufen als das Projekt oder wenn Abreisen nicht sauber nachgezogen werden.

Typische Ursachen:

• Abreise verschiebt sich, aber die Planung bleibt auf dem alten Stand

• Mitarbeiter wechseln, Zimmer werden „frei“, aber nicht neu belegt

• Unterkünfte werden aus Vorsicht zu früh gebucht und zu spät gekündigt

Wenn Sie nur eine Maßnahme umsetzen wollen, dann diese:

Machen Sie Enddaten und auslaufende Buchungen sichtbar – und arbeiten Sie mit einer festen Prüfroutine.

Ein wöchentlicher Check spart in vielen Projekten mehr Geld als jede harte Preisverhandlung.

Schritt 4: Kapazität ist nicht Bettenzahl – und genau hier entstehen unnötige Kosten

Die Kosten pro Person und Nacht hängen direkt daran, wie „nutzbar“ Ihre Kapazität ist.

In Projekten sind Betten oft nicht gleich nutzbare Plätze. Gründe sind unter anderem Einzelzimmeransprüche, Schichtmodelle oder Anreise-/Abreiseüberschneidungen.

Wenn Sie das nicht berücksichtigen, passiert Folgendes:

Sie buchen auf dem Papier „genug Betten“, aber in der Realität brauchen Sie zusätzliche Zimmer – und Ihre Kennzahl steigt, ohne dass jemand bewusst etwas falsch gemacht hat.

Praktischer Ansatz:

• Definieren Sie pro Mitarbeiter oder Team den Zimmeranspruch (Einzel/Zwei/Mehrbett).

• Planen Sie Zimmer nicht „voll“, sondern realistisch.

• Bewerten Sie Angebote immer auf Basis der nutzbaren Kapazität.

Das klingt nach Detailarbeit, ist aber in Summe ein massiver Hebel.

Schritt 5: Preis ist nicht alles – Fahrtzeit kostet ebenfalls

Unterkunftskosten sind nicht isoliert.

Wenn eine Unterkunft günstiger ist, aber täglich deutlich mehr Fahrtzeit erzeugt, „bezahlen“ Sie den Unterschied an anderer Stelle. Nicht immer direkt auf der Rechnung, aber im Ablauf, in Pufferzeiten und häufig auch in Motivation.

Wenn Sie Kosten seriös steuern wollen, behandeln Sie Fahrtzeit als echten Faktor:

• Schauen Sie Fahrtzeiten zu den tatsächlichen Schichtzeiten.

• Definieren Sie einen akzeptablen Fahrzeitkorridor.

• Vergleichen Sie Unterkünfte nicht nur nach Preis, sondern nach Preis in Verbindung mit Erreichbarkeit.

So vermeiden Sie, dass ein scheinbares Schnäppchen zum Dauerproblem wird.

Schritt 6: Ein einfacher Steuerungsprozess, der im Alltag funktioniert

Viele scheitern nicht am Wissen, sondern am Ablauf.

Ein praxistauglicher Prozess für Unterkunftskosten ist bewusst simpel:

1. Jede Buchung bekommt Start- und Enddatum, Status und zugewiesene Mitarbeiter.

2. Einmal pro Woche prüfen Sie: Welche Buchungen enden bald? Wo droht Leerstand? Wo steigt der Bedarf?

3. Einmal pro Monat werten Sie aus: Welche Unterkünfte waren wirtschaftlich? Wo gab es Abweichungen?

Das ist keine „Controller-Welt“. Das ist klassische Betriebsorganisation.

Der Unterschied: Sie reagieren nicht mehr erst, wenn es brennt.

Wo accomodesk ansetzt, wenn Kostensteuerung mehr sein soll als Monatsende-Excel

Wenn Unterkunftskosten steigen, liegt es selten daran, dass alle Unterkünfte „zu teuer“ sind.

Meist liegt es an fehlender Transparenz im Alltag:

• Laufzeiten und Enddaten gehen unter

• Kapazität wird falsch eingeschätzt

• Änderungen verteilen sich über E-Mail, Chat und Tabellen

• Leerstand entsteht, ohne dass jemand es rechtzeitig sieht

accomodesk ist darauf ausgelegt, genau diese Punkte im Projektkontext sichtbar zu machen: Belegung, Zimmer, Laufzeiten und Kapazität – damit Sie nicht nur Kosten erfassen, sondern Kosten steuern.

Das bedeutet nicht, dass Sie jede Entscheidung „automatisieren“ müssen. Es bedeutet, dass Sie weniger Geld durch Unruhe verlieren.

Fazit: Wer Kosten pro Person und Nacht sauber steuert, gewinnt Planbarkeit

„Kosten pro Person und Nacht“ ist eine Kennzahl, die Ihnen im Projektalltag wirklich hilft – wenn Sie sie korrekt aufsetzen.

Wenn Sie Zusatzkosten sauber trennen, Leerstand aktiv verhindern, Kapazität realistisch rechnen und Laufzeiten konsequent im Blick behalten, bekommen Sie Ihre Unterkunftskosten spürbar besser in den Griff.

Und falls Sie merken, dass diese Steuerung in Excel und mit Einzelabsprachen zu viel Zeit frisst: Dann ist nicht Ihr Team das Problem, sondern das Werkzeug.