Wenn ein Projekt sauber läuft, redet kaum jemand über Unterkünfte.

Wenn es hakt, ist das Thema plötzlich überall: „Warum sind wir so weit weg untergebracht?“, „Ich stehe jeden Morgen im Stau“, „Das ist nicht zumutbar“.

Und ganz ehrlich: In vielen Fällen haben die Mitarbeiter damit nicht unrecht – obwohl die Planung auf dem Papier „nahe“ aussah.

Der klassische Fehler ist schnell erklärt: Luftlinie ist eine Zahl. Fahrtzeit ist Realität.

Zwischen „12 Kilometer“ und „35 Minuten“ liegen oft Brücken, Baustellen, Ortsdurchfahrten, Stoßzeiten – und am Ende auch Geld.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen einen praxistauglichen Ansatz, wie Sie Projektunterkünfte so auswählen, dass die Diskussionen weniger werden, der Tagesstart planbarer ist und die Rechnung am Monatsende nicht aus dem Ruder läuft.

Warum Luftlinie fast immer die falsche Kennzahl ist

Luftlinie ist bequem.

Man misst von A nach B, bekommt eine Zahl, und die fühlt sich objektiv an. Das Problem: Luftlinie ignoriert genau die Dinge, die im Projektalltag wirken.

Ein paar typische Beispiele aus der Praxis:

• 10 Kilometer Luftlinie – aber der Fluss hat nur eine Brücke, und die ist zur Hauptverkehrszeit dicht.

• 14 Kilometer Luftlinie – aber die Strecke geht durch drei Orte mit 30er Zonen.

• 18 Kilometer Luftlinie – aber die Baustelle liegt „hinter“ einem Autobahnknoten, der morgens zuverlässig stockt.

Wenn Sie Unterkünfte nach Luftlinie auswählen, treffen Sie Entscheidungen nach einer Kennzahl, die sich in der Realität nicht durchsetzt.

Fahrtzeit dagegen ist nicht perfekt – aber sie bildet ab, was Ihre Teams jeden Tag spüren.

Der stille Kostentreiber: 10 Minuten mehr pro Person und Tag

Fahrtzeit ist nicht nur Komfort. Fahrtzeit ist Aufwand.

Rechnen wir einmal ohne akademische Verrenkungen, sondern so, wie es im Tagesgeschäft relevant ist:

Angenommen, Sie haben 12 Mitarbeiter im Projekt. Die Unterkunft ist „eigentlich“ okay – aber es sind 10 Minuten mehr pro Strecke als nötig.

Das sind pro Tag:

• 20 Minuten pro Person (Hin- und Rückweg)

• 12 Personen × 20 Minuten = 240 Minuten

• 240 Minuten = 4 Stunden pro Tag

Vier Stunden pro Tag sind nicht „ein bisschen“. Das ist eine halbe Schicht.

Und jetzt kommt der wichtige Punkt: Diese Zeit taucht nicht immer sauber als Kostenstelle auf. Sie verteilt sich als Unruhe im Ablauf, spätere Starts, weniger Puffer bei Material, mehr Stress bei Schichtwechsel.

Wenn Sie die Unterkunft nach Fahrtzeit optimieren, optimieren Sie nicht „die Karte“. Sie stabilisieren den Projektstart.

Schritt 1: Definieren Sie, was „nah genug“ bedeutet

Bevor Sie Tools öffnen, brauchen Sie eine klare Leitplanke.

Die entscheidende Frage lautet:

Wie viel Fahrzeit ist pro Tag und Person akzeptabel – und warum?

Das ist keine moralische Diskussion, sondern Steuerung.

In vielen Unternehmen funktionieren pragmatische Korridore, zum Beispiel:

• 20–30 Minuten: Sehr gut, oft ohne Diskussionen

• 30–45 Minuten: In Ordnung, wenn die Strecke verlässlich ist

• 45–60 Minuten: Nur mit guter Begründung (Preis, Verfügbarkeit, Projektlage)

Wichtig ist nicht, welchen Wert Sie wählen. Wichtig ist, dass er im Unternehmen nachvollziehbar ist.

Wenn Sie diese Leitplanke nicht setzen, wird jede Unterkunft zur Einzelfall-Debatte.

Schritt 2: Planen Sie Fahrtzeit nach Schichtzeiten – nicht nach „irgendwann“

Ein häufiger Denkfehler: Man prüft Fahrtzeit irgendwann mittags, klickt „Route“, und nimmt den Wert.

Für Projekte zählt aber der Zeitpunkt.

• Frühschicht: 5:30–7:00 Uhr (andere Verkehrslage)

• Tagesstart: 6:30–8:30 Uhr (klassische Stoßzeit)

• Spätschicht: 13:30–15:30 Uhr (regional unterschiedlich)

Wenn Sie Unterkünfte prüfen, prüfen Sie konsequent zu den Zeiten, zu denen Ihre Leute fahren.

Sonst bekommen Sie Zahlen, die nett aussehen – und später niemandem helfen.

Schritt 3: Denken Sie in Einzugsbereichen statt in Einzelrouten

Ein einzelner Routencheck sagt Ihnen: „Diese Unterkunft dauert heute 34 Minuten.“

Was Sie eigentlich brauchen, ist eine Übersicht: Welche Unterkünfte liegen innerhalb eines Fahrtzeit-Radius?

Genau dafür gibt es ein Konzept, das im Alltag sehr nützlich ist:

Isochrone – kurz erklärt

Eine Isochrone ist eine Linie auf der Karte, die alle Punkte verbindet, die in einer bestimmten Zeit erreichbar sind.

Statt „10 Kilometer um die Baustelle“ bekommen Sie „30 Minuten um die Baustelle“.

Das klingt abstrakt, ist aber in der Praxis sehr konkret: Sie sehen sofort, welche Orte und Bereiche realistisch sind – und welche nur in der Theorie „in der Nähe“ liegen.

Schritt 4: Legen Sie harte Ausschlusskriterien fest, bevor Sie sich in Details verlieren

In vielen Projekten werden Unterkünfte minutenlang diskutiert, obwohl sie objektiv ungeeignet sind.

Setzen Sie deshalb zuerst Ausschlusskriterien. Das sind Dinge, die nicht verhandelbar sind, weil sie später sicher Probleme machen.

Typische Beispiele:

• keine Parkmöglichkeiten für Transporter

• Check-in nur bis 18:00 Uhr, aber Teams kommen oft später

• keine Möglichkeit zum Waschen bei langen Einsätzen

• Lage, die nachts für die Mannschaft unattraktiv ist (und das Thema kostet Sie später Zeit)

Wenn diese Kriterien früh klar sind, reduziert sich der Suchraum drastisch – und die Planung wird schneller.

Schritt 5: Treffen Sie die Entscheidung dokumentiert – nicht „nach Gefühl“

Unterkunftsentscheidungen werden schnell politisch, vor allem wenn es knapp wird.

Ein sauberer Weg, das zu entschärfen, ist eine einfache, dokumentierte Bewertungslogik. Nicht als riesiges Punktesystem, sondern als nachvollziehbarer Entscheidungsweg.

Eine praxistaugliche Matrix ist:

• Fahrtzeit zur Baustelle (zu Schichtzeiten)

• Preis pro Person und Nacht

• Nutzbare Kapazität (unter Berücksichtigung von Einzelzimmeransprüchen)

• Zuverlässigkeit/Erfahrung (hat das Haus schon einmal sauber funktioniert?)

• Logistik (Parken, Check-in, Schlüssel, Regeln)

Wenn diese fünf Punkte sauber dokumentiert sind, endet die Diskussion meistens schneller – weil die Entscheidung begründet ist.

Typische Stolperfallen, die man fast immer erst später merkt

Ein paar Dinge wirken am Anfang klein, kosten aber später regelmäßig Nerven:

Verlängerungen: Eine Unterkunft ist „für 4 Wochen“ geplant, das Projekt zieht sich, und plötzlich ist nur noch eine Notlösung verfügbar.

Kapazität über Zeit: Heute reicht es. In zwei Wochen kommen acht Leute dazu.

Mehrere Planer: Einer bucht, der andere ändert, ein dritter kommuniziert – ohne zentralen Stand.

Leerstand: Zimmer laufen weiter, weil niemand den Endzeitpunkt aktiv im Blick hatte.

Diese Themen hängen direkt an der Frage: Haben Sie nur eine Liste – oder eine Planung, die über die Zeit steuert?

Wo accomodesk konkret hilft, wenn Fahrtzeit zum Steuerungsfaktor wird

Wenn Sie Fahrtzeit ernst nehmen, arbeiten Sie automatisch mit Karte, Einzugsbereichen und Zeitlogik.

Genau dort spielt accomodesk seine Stärke aus, ohne dass Sie Ihren gesamten Ablauf neu erfinden müssen:

Sie können Unterkünfte im Projektkontext auf der Karte organisieren und nach realistischen Fahrtzeit-Grenzen einordnen. Damit wird aus „gefühlt nah“ ein klarer Suchraum.

In der Praxis relevant sind vor allem drei Effekte:

Erstens: Sie sehen schneller, welche Regionen wirklich Sinn ergeben – und sparen Suchzeit.

Zweitens: Wenn die Personalstärke steigt, erkennen Sie Kapazitätsengpässe früher, statt am Anreisetag zu improvisieren.

Drittens: Mit einem Unterkunftsarchiv können Sie bewährte Häuser in derselben Region wiederverwenden, statt bei jedem Projekt wieder bei null zu starten.

Das Ergebnis ist nicht „schönere Planung“. Es ist weniger Reibung im Projektbetrieb.

Fazit: Wer nach Fahrtzeit plant, spart Diskussionen – und gewinnt Stabilität im Projekt

Luftlinie ist eine Zahl für Präsentationen.

Fahrtzeit ist die Kennzahl, die darüber entscheidet, ob der Tagesstart sauber läuft.

Wenn Sie klare Fahrtzeit-Leitplanken setzen, Schichtzeiten berücksichtigen, in Einzugsbereichen denken und Entscheidungen dokumentiert treffen, wird die Unterkunftsplanung spürbar ruhiger.

Und wenn Sie merken, dass Excel und Einzelroutenchecks bei mehreren Projekten nicht mehr skalieren, lohnt sich ein strukturierter Blick auf eine zentrale Planung – damit Fahrtzeit nicht zum Dauerproblem wird.