Es fängt meistens harmlos an: Eine Tabelle, ein paar Zeilen, ein Hotel, drei Monteure. Sie tragen ein, wer wann anreist, welche Zimmer gebucht sind und wann es endet. Fertig.

Und dann kommt der Moment, den fast jeder Projektleiter kennt: Das Projekt läuft gut, nur die Unterkunftsplanung frisst plötzlich Zeit. Nicht wegen „schlechter Planung“, sondern weil sich die Realität schneller bewegt als Ihre Tabelle.

• Verlängerung am Freitag.

• Zwei zusätzliche Mitarbeiter ab Montag.

• Ein Einzelzimmeranspruch, der irgendwo in einer Notiz stand.

• Ein Zimmer, das „frei“ war – bis das Hotel es wieder verkauft.

Excel ist nicht das Problem. Excel ist nur irgendwann nicht mehr das passende Werkzeug.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wann ein Excel‑Belegungsplan für Mitarbeiterunterkünfte kippt, welche Warnsignale Sie ernst nehmen sollten und wie Sie den Übergang zu einer stabileren Lösung sauber hinbekommen – ohne dass Sie Ihr Tagesgeschäft in eine „Tool‑Einführung“ verwandeln.

Warum Excel bei Unterkunftsplanung zunächst so gut funktioniert

Excel hat drei Stärken, die man nicht kleinreden sollte:

Erstens: Es ist sofort da. Kein Setup, keine Freigaben, kein neues System.

Zweitens: Es ist flexibel. Sie können „mal eben“ eine Spalte hinzufügen und weiterarbeiten.

Drittens: Es fühlt sich kontrollierbar an. Die Tabelle ist „Ihr“ Dokument, Sie sehen alles auf einen Blick – zumindest am Anfang.

Genau deshalb wird Excel in Projekten seit Jahrzehnten eingesetzt. Und ja: In kleinen Szenarien ist das völlig legitim.

Der Kipppunkt kommt nicht bei „viel Personal“, sondern bei „viel Bewegung“

Viele glauben, Excel wird erst ab 50 Mitarbeitern unbrauchbar. In der Praxis stimmt das nicht.

Der wahre Kipppunkt ist erreicht, wenn diese drei Faktoren zusammenkommen:

1. Mehrere Unterkünfte (mindestens zwei gleichzeitig)

2. Wechselnde Laufzeiten (Verlängerungen, vorzeitige Abreisen, Zimmerwechsel)

3. Regeln und Ansprüche (Einzelzimmer, Schichtdienst, Ruhebedarf, Budgetgrenzen)

Sobald Sie nicht mehr nur „wer schläft wo“, sondern auch „unter welchen Bedingungen“ und „wie lange sicher“ planen müssen, wird Excel schnell zum Risiko.

7 Warnsignale, dass Ihr Excel‑Belegungsplan kippt

Wenn Sie sich in mehreren Punkten wiederfinden, ist das keine Schande. Es ist einfach ein Indikator, dass Ihre Planung „systemfähig“ werden muss.

1. Sie haben mehrere Versionen derselben Datei

„final.xlsx“, „final_final.xlsx“, „aktuell_NEU.xlsx“ – das ist kein Witz, sondern ein Klassiker.

Sobald mehrere Personen an der Planung beteiligt sind, wird Versionschaos zum Normalzustand. Und dann ist nicht mehr die Frage, ob Fehler passieren, sondern wann.

2. Änderungen werden erst über Chats bekannt

Wenn die „Wahrheit“ zuerst in WhatsApp steht und später (vielleicht) in Excel landet, ist die Tabelle nicht mehr das System, sondern nur ein nachträgliches Protokoll.

3. Laufzeiten sind nicht aktiv überwacht

Sie merken erst am Tag X, dass ein Zimmer ausläuft. Oder schlimmer: Das Hotel meldet sich, weil es weitervermietet hat.

Ein Belegungsplan, der Laufzeiten nicht wie ein Frühwarnsystem behandelt, produziert zwangsläufig teure Nachbuchungen.

4. Zimmeransprüche sind Freitext oder Notiz

„Braucht EZ“ in einer Kommentarspalte ist bequem – bis Sie umplanen. Dann wird aus der Notiz ein verlorener Zettel.

Ansprüche sind keine Randnotiz, sondern eine Regel. Und Regeln müssen in der Logik der Planung sichtbar sein.

5. Sie planen auf Unterkunftsebene statt auf Zimmern

„Hotel A: 12 Betten“ klingt übersichtlich, ist aber gefährlich.

In Wirklichkeit belegen Sie Zimmer, nicht Betten. Und Laufzeiten variieren oft zimmerweise. Wer nur „Betten“ plant, bekommt irgendwann eine Belegung, die auf dem Papier passt – und in der Praxis scheitert.

6. Sie können Engpässe nicht vorausschauend erkennen

Wenn Sie heute nicht sicher sagen können, ob in drei Wochen genug Kapazität da ist, planen Sie reaktiv.

Reaktive Unterkunftsplanung ist selten günstig und fast nie entspannt.

7. Der Belegungsplan braucht eine „Hauptperson“

Wenn eine bestimmte Person ausfällt und niemand mehr durchblickt, ist das der klarste Indikator.

Eine Planung, die nur funktioniert, wenn eine Person alles im Kopf hat, ist kein Prozess – es ist Heldentum. Und Heldentum skaliert schlecht.

Der versteckte Kostenfaktor: Was Excel wirklich kostet

Excel kostet nicht „Lizenzgebühr“. Excel kostet Zeit, Nerven und vor allem Fehler.

Das sieht man selten auf der Rechnung, aber sehr deutlich im Projektalltag:

• Nachbuchungen zu höheren Preisen, weil Laufzeiten unbemerkt auslaufen

• Leere Zimmer, weil Abreisen nicht sauber nachgezogen wurden

• Produktivitätsverlust, weil Teams zu weit fahren oder umziehen müssen

• Mehraufwand im Büro, weil Informationen nachgetragen und abgeglichen werden

Wenn ein Projekt nur einmal im Quartal läuft, kann man das schlucken. Wenn Sie mehrere Projekte parallel haben oder regelmäßig auswärts unterbringen, wird daraus ein echter Posten.

Wenn Sie (noch) bei Excel bleiben müssen: So stabilisieren Sie es

Manchmal ist der Umstieg nicht sofort möglich. Dann hilft zumindest ein Schritt in Richtung Ordnung.

Bauen Sie Excel so, dass es sich wie ein kleines System verhält:

Erstens: Arbeiten Sie mit einer klaren Struktur „Projekt → Unterkunft → Zimmer → Zeitraum“. Eine Zeile pro Zimmer und Zeitraum. Keine Sammelzeilen.

Zweitens: Trennen Sie Stammdaten und Belegung. Kontaktdaten der Unterkunft, Zimmerarten, Besonderheiten gehören nicht in die gleiche Liste wie die Belegung.

Drittens: Machen Sie Laufzeiten sichtbar. Eine simple Ansicht „läuft in 14 Tagen aus“ reduziert Risiken sofort.

Viertens: Vermeiden Sie Freitext für kritische Felder. Wenn zehn Menschen „Einzel“, „EZ“, „1er“, „Single“ schreiben, können Sie es nicht sauber auswerten.

Das ist kein Ersatz für ein System – aber es verlängert die Lebensdauer Ihrer Excel‑Lösung.

Wann eine Softwarelösung sich wirklich lohnt

Der Umstieg lohnt sich in der Regel, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie verwalten mehr als ein Projekt parallel.

• Sie haben wiederkehrende Einsätze in ähnlichen Regionen.

• Laufzeiten ändern sich häufig und Sie wollen vorausschauend planen.

• Mehrere Personen müssen mitarbeiten, ohne Versionskonflikte.

• Sie wollen Regeln (Zimmeransprüche, Max‑Fahrzeit, Budget) durchgängig abbilden.

An dieser Stelle geht es nicht um „digitalisieren um jeden Preis“. Es geht um Risikominimierung.

Wenn Unterkunftsplanung für Ihr Projekt kritisch ist, dann ist eine verlässliche, zentrale Datenbasis keine Spielerei – sondern Betriebssicherheit.

Wie accomodesk den Übergang erleichtert, ohne Ihren Prozess umzubauen

accomodesk ist genau für diesen Bereich gedacht: Unternehmen, die Mitarbeiter projektbezogen auswärts unterbringen und dafür eine stabile Übersicht brauchen.

Der Unterschied zu einer Tabelle liegt weniger in „schöneren Listen“, sondern in der Arbeitslogik:

• Sie planen zimmerbasiert mit Laufzeiten statt nur „Betten“.

• Zimmeransprüche sind Teil der Daten, nicht Randnotiz.

• Sie bekommen eine vorausschauende Sicht auf auslaufende Zeiträume und Kapazitätsengpässe.

• Unterkünfte landen im Archiv und sind beim nächsten Projekt in der Region sofort wieder nutzbar.

• In der Kartenansicht lassen sich Standorte sinnvoll vergleichen – und Diskussionen über „nah dran“ werden fachlich sauber.

Wenn Sie den Belegungsplan heute schon als kritisches Element im Projektbetrieb sehen, ist das der Punkt, an dem ein System wie accomodesk nicht mehr „nice to have“ ist, sondern schlicht der nächste logische Schritt.

Nächster Schritt

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie den Kipppunkt schon überschritten haben, machen Sie einen einfachen Test: Nehmen Sie Ihr nächstes Projekt und prüfen Sie, ob Sie in 30 Sekunden sagen können,

• welche Zimmer in den nächsten 14 Tagen auslaufen,

• ob die Kapazität in drei Wochen für die geplante Personalstärke reicht,

• und welche Unterkunft Sie beim nächsten Einsatz wiederverwenden können.

Wenn das nicht zuverlässig klappt, ist das keine Kritik. Es ist nur ein Signal, dass Excel gerade mehr verwaltet als es eigentlich kann.